„ePA für alle“ – Die wichtigsten Infos für Praxen im Überblick

Krankenkassen müssen (!) allen Versicherten eine ePA zur Verfügung stellen, sofern diese nicht aktiv widersprechen (Opt-Out-Verfahren). Aus diesem Grund wird von der „ePA für alle" gesprochen.

Seit dem 1. Oktober 2025 sind Ärzte und Psychotherapeuten dazu verpflichtet, die elektronische Patientenakte (ePA) zu nutzen und mit Daten zu befüllen.

Die ePA unterscheidet sich wesentlich durch die in der Praxis geführte Behandlungs-/Patientenakte.

Behandlungsdokumentation:

• Dokumentation der Behandlung aufgrund gesetzlicher und berufsrechtlicher Vorschriften durch Ärzte und Psychotherapeuten

ePA:

• versichertengeführt, inkl. Widerspruchsmöglichkeiten
• kann die Anamnese, Befunderhebung und Behandlung des Arztes oder Psychotherapeuten unterstützen

Voraussetzung für die ePA – wie für alle kommenden Anwendungen – ist, dass die Praxis an die Telematikinfrastruktur angeschlossen ist. Ärzte/Psychotherapeuten greifen über das Praxisverwaltungssystem (PVS) bzw. das Krankenhausinformationssystem (KIS) auf die ePA zu. Dafür ist ein PVS-Modul notwendig, das seit Januar 2025 bereitstehen soll. 

• Patienten stecken in der Praxis ihre eGK 
• Die Praxis hat dann 90 Tage Zugriff auf die ePA. Wird die Karte ein weiteres Mal eingelesen, startet der Zeitraum von 90 Tagen erneut
• Ärzte und Psychotherapeuten schauen anlassbezogen in die ePA
• Dokumente können zunächst nur anhand von Metadaten (Erstellungsdatum, Art der Einrichtung, Fachgebiet, Art des Dokuments) gesucht werden
• Herunterladen von Dokumenten für die eigene Ablage im PVS ist möglich
• Ärzte und Psychotherapeuten stellen bestimmte Dokumente aus aktuellem Behandlungskontext in die ePA
• Es werden keine Inhalte eingestellt, wenn Patienten dem widersprechen, Patienten können einzelne Dokumente sperren

Inhalte gelangen auf unterschiedlichen Wegen in die ePA: 

• automatisch durch die Praxis
• Verpflichtung zu Befüllung durch die Praxis
• auf Wunsch des Patienten 
• durch Patienten selbst eingestellt

Pflicht zur Befüllung: Ärzte und Psychotherapeuten sind verpflichtet, bestimmte Dokumente einzustellen: Befundberichte aus selbst durchgeführten invasiven oder chirurgischen sowie nichtinvasiven oder konservativen diagnostischen und therapeutischen Maßnahmen, Befunddaten aus bildgebender Diagnostik, Laborbefunde und elektronische Arztbriefe. 

Kinder und Jugendliche: Keine Pflicht-Befüllung bei unter 15-Jährigen, sofern dem erhebliche therapeutische Gründe entgegenstehen. Gleiches gilt, soweit gewichtige Anhaltspunkte für die Gefährdung des Wohles eines Kindes oder eines Jugendlichen vorliegen und die Befüllung der ePA den wirksamen Schutz des Kindes oder Jugendlichen in Frage stellen würde. Praxen notieren dies in ihrer Behandlungsdokumentation.

Auf Wunsch des Patienten: DMP-Befunddaten und -Diagnosen, Organ- und Gewebespende, Vorsorgevollmachten und Patientenverfügunge,  eAU, Behandlungsdokumentation des Arztes oder Psychotherapeuten, ... Hinweis: Impfausweis, Mutterpass und Kinder-Untersuchungsheft stehen vorerst weiterhin nur in Papierform zu Verfügung, eine Befüllung der ePA muss daher nicht erfolgen.

Automatisch: Elektronische Medikationsliste (eML); Daten der Krankenkassen (Abrechnungsdaten)

Durch Patienten eingestellt: Versichertendaten, Daten aus Fitness-App, …

Patienten entscheiden, welche Daten in ihre ePA reinkommen und wer Einsicht nehmen darf.

Patienten haben weitreichende Widerspruchsmöglichkeiten – und zwar über die ePA-App oder direkt über ihre Krankenkasse / Ombudsstelle.

• Versicherte können der ePA als Ganzes widersprechen (gegenüber ihrer Krankenkassen)
  > Patient hat keine ePA
• Patienten können per ePA-App Praxen den Zugriff auf die ePA entziehen oder sie vom Zugriff auf die ePA dauerhaft ausschließen
  > Praxis hat keinen Zugriff auf ePA
• Patienten können dem Einstellen von Dokumenten in die ePA im Behandlungskontext widersprechen
  > Dokument wird nicht in die ePA eingestellt

Grundsätzliche Pflichten 

• Einhaltung der Vorgaben zur ePA gehört zu vertragsärztlichen Pflichten 
• Ärzte und Psychotherapeuten müssen die notwendige Ausstattung vorhalten 
• Praxen müssen die aktuelle Software-Version der ePA vorhalten

Befüllungspflichten 

• Arzt/Psychotherapeut hat die Daten selbst erhoben 
• Daten stammen aus der aktuellen Behandlung 
• Daten stehen in elektronischer Form bereit 
• Es liegt kein Widerspruch des Patienten vor – weder gegen die ePA insgesamt, noch gegen das Einstellen des betreffenden Dokuments

Nutzungspflichten 

• Eine „anlasslose Ausforschungspflicht“, also dass der Arzt oder Psychotherapeut routinemäßig in die ePA schauen muss, gibt es nicht. 
• Grundlage der ärztlichen Behandlung bleibt das anamnestische Gespräch. 
• Hieraus können sich Umstände ergeben, die eine Einsichtnahme erforderlich machen – eine Patientin mit Oberbauchschmerzen weist zum Beispiel auf einen aktuellen Befund einer kürzlich durchgeführten Magenspiegelung hin. 
• Der Arzt kommt so seiner ärztlichen Sorgfalt nach.

Haftung 

• Grundlage für Ansprüche von Patienten ist die Behandlungsakte des Arztes / Psychotherapeuten (Primärdokumentation).

Zum Start der neuen ePA wird es keine neuen Abrechnungsziffern geben. Es gelten die GOP, die schon bei der aktuellen ePA abgerechnet werden können.

• GOP 01647 „Zusatzpauschale ePA-Unterstützungsleistung“ (1,86 Euro/15 Punkte)
• GOP 01431 „Zusatzpauschale elektronische Patientenakte zu den GOP 01430, 01435 und 01820“ (37 Cent/3 Punkte) 
• GOP 01648 „Zusatzpauschale ePA-Erstbefüllung“ (11,03 Euro / 89 Punkte) 

Weitere Informationen zu den einzelnen GOP siehe unten („So wird abgerechnet“)

Alle Versicherten erhalten eine ePA von ihrer Krankenkasse, sofern sie nicht widersprechen (Opt-Out). Die Krankenkassen sind gesetzlich verpflichtet, ihre Versicherten umfangreich zu informieren. Der Zugriff auf die ePA wird durch eine ePA-App bzw. durch eine Webanwendung (Desktop) gewährleistet. Die konkrete Umsetzung obliegt den jeweiligen Krankenkassen. Insofern werden sich Umfang und Funktionalitäten unterscheiden.

Weitere Materialien für Praxen zur elektronischen Patientenakte (ePA) und Infomaterialien für Ihre Patienten finden Sie im Downloadcenter.

GOP 01647: „Zusatzpauschale ePA-Unterstützungsleistung“ (1,86 Euro/15 Punkte)

• die GOP beinhaltet insbesondere die Erfassung und/oder Verarbeitung und/oder Speicherung medizinischer Daten aus dem aktuellen Behandlungskontext in der ePA
• sie wird als Zusatzpauschale zu den Versicherten-, Grund- und Konsiliarpauschalen sowie den Leistungen des Abschnitts 1.7 (ausgenommen in-vitro-diagnostische 
  Leistungen) gezahlt
• sie ist einmal im Behandlungsfall (= Quartal) berechnungsfähig
• sie ist nicht berechnungsfähig, wenn im selben Behandlungsfall die Pauschale für die sektorenübergreifende Erstbefüllung (GOP 01648) abgerechnet wird. Details sind in der ePA-Erstbefüllungsvereinbarung geregelt.

GOP 01431: „Zusatzpauschale elektronische Patientenakte zu den GOP 01430, 01435 und 01820“ (37 Cent/3 Punkte)

• die GOP wird als Zusatzpauschale zu den GOP 01430 (Verwaltungskomplex), 01435 (Haus-/Fachärztliche Bereitschaftspauschale) und 01820 (Rezepte, Überweisungen, Befundübermittlung) gezahlt
• sie umfasst Versorgungsszenarien mit ärztlichen Tätigkeiten im Zusammenhang mit der ePA, in denen keine Versicherten-, Grund- oder Konsiliarpauschale berechnet wird
• sie ist höchstens viermal im Arztfall berechnungsfähig 
• sie ist – mit Ausnahme der GOP 01430, 01435 und 01820 – im Arztfall nicht neben anderen GOP und nicht mehrfach an demselben Tag berechnungsfähig

GOP 01648: „Zusatzpauschale ePA-Erstbefüllung“ (11,03 Euro / 89 Punkte)

• Eine sektorenübergreifende Erstbefüllung liegt vor, wenn noch keine Inhalte von einem Vertragsarzt, einem im Krankenhaus tätigen Arzt oder Psychotherapeuten oder einem 
  Zahnarzt in die ePA des Versicherten eingestellt worden sind. Eine Erstbefüllung kann auch dann noch vorliegen, wenn der Versicherte selbst bereits eigene Inhalte in die ePA 
  eingestellt hat.
• Mit der Erstbefüllung sind keine vertragsärztlichen Beratungspflichten der Versicherten zur Funktionalität oder Nutzung der ePA verbunden.
• Die GOP ist im Behandlungsfall nicht neben der GOP 01647 „Zusatzpauschale ePA-Unterstützungsleistung“ sowie der GOP 01431 „Zusatzpauschale elektronische Patientenakte zu den GOP 01430, 01435 und 01820“ berechnungsfähig. 
• Details sind in der ePA-Erstbefüllungsvereinbarung geregelt.

Wie erhalten Praxen Zugriff auf die ePA?

Mit dem Stecken der Versichertenkarte erhält die Praxis automatisch für 90 Tage Zugriff auf die ePA. Dieses Zugriffsrecht besteht fort, wenn der Patient die Praxis verlassen hat. Der Patient muss zu keinem Zeitpunkt eine PIN eingeben.

Wie erteilt der Patient sein Einverständnis, dass der Arzt oder Psychotherapeut Zugriff auf die ePA hat? Muss die Erlaubnis schriftlich erfolgen?

Eine Arzt- oder Psychotherapiepraxis hat im Behandlungskontext standardmäßig Zugriff auf alle Inhalte der ePA eines Versicherten. Der Behandlungskontext wird durch Stecken der elektronischen Gesundheitskarte nachgewiesen. Hierdurch erhält die Praxis automatisch Zugriff auf die ePA-Inhalte für einen Zeitraum von 90 Tagen. Eine zusätzliche Erlaubnis ist weder mündlich noch schriftlich erforderlich.

Wie lange gilt das Einverständnis? Wie oft muss ich als Arzt fragen, ob ich alle Daten sehen kann?

Mit dem Stecken der elektronischen Gesundheitskarte in das Kartenterminal erhält die Praxis automatisch für einen Zeitraum von 90 Tagen Zugriff auf die Inhalte der ePA. Wenn der Patient nicht möchte, dass die Praxis seine Daten in der ePA sehen kann, muss er den Zugriff per ePA-App oder bei seiner Krankenkasse sperren lassen. Der Arzt muss also nicht nachfragen.

Können Ärzte und Psychotherapeuten die komplette ePA einsehen, sobald der Patient die Versichertenkarte steckt?

Ja. Mit dem Stecken der Versichertenkarte erhält die Praxis für 90 Tage Zugriff auf die komplette Akte – vorausgesetzt der Patient hat nicht einzelne Informationen gesperrt.

Wird Ärzten und Psychotherapeuten angezeigt, welche Dokumente sie gegebenenfalls nicht sehen können, weil der Patient den Zugriff darauf gesperrt hat?

Nein, dies ist aus Datenschutzgründen nicht gestattet.

Wie wird ein Verlauf möglich sein, wenn die Daten nur 90 Tage zur Verfügung stehen?

Patienten können mit Hilfe der ePA-App die Zugriffszeit einer Praxis auf die ePA beliebig verlängern (auch ein dauerhafter Zugriff ist möglich), allerdings auch verkürzen. Zudem verlängert sich mit jedem erneuten Stecken der Versichertenkarte der Zeitraum auf 90 Tage.

Ein Arzt überweist einen Patienten beispielsweise zu einem CT. Wie erfährt er, ob der Befund schon in der ePA vorliegt? Muss er jeden Tag nachschauen?

Ärzte sind weiterhin verpflichtet, dem Überweiser das Untersuchungsergebnis auf direktem Weg zu übermitteln, zum Beispiel elektronisch per KIM. Daran ändert sich mit der ePA nichts. Zusätzlich ist der Arzt, der den Befund erstellt hat, verpflichtet, den Befundbericht in die ePA des Patienten einzustellen.

Wann wird es eine Volltextsuche geben?

Die Volltextsuche plant die gematik für 2026. Dann lässt sich die ePA auch mit eigenen Suchbegriffen individuell durchsuchen.

Wie lassen sich ein aktueller Laborbefund oder das Ergebnis der letzten Koloskopie schnell finden?

Aus technischen Gründen kann zunächst nur in den sogenannten Metadaten nach Erstellungsdatum, Art der Einrichtung, Fachgebiet und Art des Dokuments (Arztbrief, Laborbefund, Entlassbrief etc.) gesucht werden. Die Volltextsuche auch über die Inhalte der Daten in der ePA plant die gematik für 2026.

Lassen sich die Dokumente in der ePA nach dem Einstelldatum sortieren?

Ja, das ist möglich. Ärzte und Psychotherapeuten können sich so beispielsweise nur die neueren Dokumente in der ePA anzeigen lassen.

Werden neue Dokumente in fetter Schrift und nach dem Lesen in normaler Schrift dargestellt, sodass sofort erkennbar ist, dass etwas Neues da ist?

Das ist grundsätzlich möglich, hängt aber von der Implementierung im Praxisverwaltungssystem ab.

Wie soll das Ganze im Praxisalltag funktionieren? Ist mit der ePA nicht ein hoher Aufwand für Praxisteams verbunden, die jetzt schon genug zu tun haben?

Die Sorge, dass es durch die Einführung der ePA zu neuen unnötigen Verwaltungsaufwänden in den Praxen kommen kann, ist verständlich. Die KBV setzt sich dafür ein, dass der Aufwand so gering wie möglich ist. Eine wesentliche Voraussetzung ist, dass das Praxisverwaltungssystem für die ePA gut funktioniert. Außerdem müssen die Krankenkassen, aber auch das Bundesgesundheitsministerium die Versicherten umfassend informieren. Dies darf nicht an den Praxen hängenbleiben.

Wie können Ärzte oder Rettungssanitäter bei einem Unfall beispielsweise die Medikationsliste und die Diagnosen einsehen, wenn der Patient nicht ansprechbar ist?

Zum jetzigen Zeitpunkt ist das noch nicht möglich. Die gematik arbeitet daran, einen mobilen Zugriff auf die ePA zu ermöglichen.

Können Krankenkassen auf die ePA-Daten von Patienten zugreifen?

Nein, Krankenkassen haben keinen Zugriff auf ePA-Daten. Das ist technisch wie auch rechtlich nicht möglich.

Gilt das Ausstellen eines eRezepts auch als Erstbefüllung?

Nein, die Übertragung von Verordnungs- und Dispensierdaten aus verordneten und abgegebenen eRezepten in die elektronische Medikationsliste der ePA gilt nicht als Bestandteil der ePA-Erstbefüllung. Die ePA-Erstbefüllung erfordert eine aktive Auswahl der im Behandlungskontext relevanten Informationen und das explizite Hochladen in die ePA durch die Vertragsärzte und Vertragspsychotherapeuten beziehungsweise durch deren Praxismitarbeitende. eRezepte werden nicht von Vertragsärzten in die ePA eingestellt, sondern automatisch über den eRezept-Server in die elektronische Medikationsliste der ePA übertragen.

Müssen Ärzte ihre Patienten darüber informieren, dass sie Befunde in ihre ePA einstellen?

Grundsätzlich gilt: Ärzte und -psychotherapeuten informieren ihre Patienten darüber, welche Daten sie im Rahmen ihrer gesetzlichen Verpflichtung in der ePA speichern. Dies kann mündlich oder auch per Praxisaushang erfolgen (die KBV stellt hierzu ein Poster zum Ausdrucken bereit). Sollten Patienten widersprechen, ist dies in der Behandlungsdokumentation zu dokumentieren. Es ist außerdem Aufgabe der Praxis, die Patienten darauf hinzuweisen, dass sie Anspruch auf die Befüllung der Akte mit weiteren Daten haben. Wird dies gewünscht, muss die Praxis die Einwilligung des Patienten ebenfalls in der Behandlungsdokumentation des Arztes oder Psychotherapeuten erfassen.

Welche Informations- und Dokumentationspflichten gelten beim Einstellen hochsensibler Daten?

Für hochsensible Daten insbesondere zu sexuell übertragbaren Infektionen, psychischen Erkrankungen und Schwangerschaftsabbrüchen gilt:

• Ärzte und Psychotherapeuten müssen die Patienten auf das Recht zum Widerspruch hinweisen.
• Patienten können dann im unmittelbaren Behandlungskontext widersprechen, dass diese Daten in die ePA eingestellt werden.
• Ärzte und Psychotherapeuten müssen den Widerspruch nachprüfbar in ihrer Behandlungsdokumentation protokollieren.

Für Ergebnisse von genetischen Untersuchungen oder Analysen im Sinne des Gendiagnostikgesetzes gilt:

• Diese dürfen in der ePA nur gespeichert werden, wenn der Patient explizit eingewilligt hat.
• Die Einwilligung muss ausdrücklich und schriftlich oder in elektronischer Form vorliegen.

Kann die Information auch durch einen Aushang erfolgen?

Ärzte und Psychotherapeuten können die Patienten mündlich, aber auch schriftlich, zum Beispiel durch einen Aushang darüber informieren, welche Dokumente sie einstellen müssen und dass bei besonders sensiblen Daten ein Widerspruchsrecht besteht. 

Was müssen Ärzte und Psychotherapeuten dokumentieren?

Möchte ein Patient nicht, dass die Praxis ein gesetzlich vorgeschriebenes Dokument einstellt, dokumentieren Ärzte und Psychotherapeuten dies in ihrer Behandlungsdokumentation. Auch die Einwilligung, dass ein Patient auf Wunsch weitere Daten eingestellt haben möchte, muss festgehalten werden. Besondere Vorschriften gelten bei hochsensiblen Daten, die eine stigmatisierende Wirkung haben können. Widerspricht der Patient dem Einstellen solcher Daten, ist dies ebenfalls zu dokumentieren. Bei genetischen Untersuchungen oder Analysen im Sinne des Gendiagnostikgesetzes muss die ausdrückliche Einwilligung des Patienten in schriftlicher oder in elektronischer Form vorliegen.

Muss der Patient in der Praxis einwilligen, damit ich in seine ePA schauen kann?

Nein, eine Arzt- oder Psychotherapiepraxis hat im Behandlungskontext standardmäßig Zugriff auf alle Inhalte der ePA eines Versicherten. Der Behandlungskontext wird durch Stecken der elektronischen Gesundheitskarte nachgewiesen. Hierdurch erhält die Praxis automatisch für 90 Tage Zugriff auf die ePAInhalte. Möchte der Patient nicht, dass die Praxis seine ePA einsehen kann, muss er gegenüber seiner Krankenkasse aktiv widersprechen – per ePA-App oder bei einer Ombudsstelle.

Welche technische Ausstattung benötigen Praxen, um die ePA nutzen zu können?

Voraussetzung ist ein Anschluss an die Telematikinfrastruktur. Dafür sind die bekannten Komponenten und Dienste erforderlich wie Konnektor und Praxisausweis. Zusätzlich muss das Praxisverwaltungssystem die ePA (3.0) unterstützen. Dafür ist ein entsprechendes Update erforderlich.

Was ist, wenn ein Arzt oder Therapeut nicht an die Telematikinfrastruktur angebunden ist? Ist er dann von allen Verpflichtungen zur Befüllung und zur Kenntnisnahme der ePA befreit?

Dann greifen die gesetzlichen Sanktionen, und der Arzt verstößt gegen vertragsärztliche Pflichten.

Inwieweit ist für die ePA der eHBA erforderlich oder reicht die SMC-B aus?

Um auf die ePA zugreifen zu dürfen, muss der Arzt oder Psychotherapeut neben der SMC-B auch über einen elektronischen Heilberufsausweis (eHBA) verfügen.

Wie kommen die Daten aus dem Praxisverwaltungssystem in die ePA?

Die Daten werden über die Telematikinfrastruktur in die ePA übertragen oder von dort heruntergeladen.

Wo wird die ePA gespeichert, und wo wird sie bearbeitet?

Die ePA ist auf Servern von ePA-Aktenanbietern gespeichert, die die ePA im Auftrag der Krankenkassen betreiben. Ärzte und Psychotherapeuten greifen mit Hilfe ihres Praxisverwaltungssystems auf die ePA zu. Patienten wiederum nutzen die ePA-App, die die Krankenkassen in den App-Stores zur Verfügung stellen.

Wie erhalten Praxen die Kosten für die Technik erstattet?

Die Kosten für die ePA sind Teil der monatlichen TI-Finanzierungspauschale. 

Wie funktioniert die ePA ohne Konnektor?

Praxen müssen für die Nutzung der ePA an die Telematikinfrastruktur angebunden sein. Somit ist ein Konnektor notwendig – entweder vor Ort in der Praxis oder über einen alternativen Anschluss.

Können Patienten die ePA nur per App und Mobiltelefon nutzen?

Patienten können die ePA vollständig und selbstständig nur mit der ePA-App ihrer Krankenkasse nutzen. Zusätzlich können sie gewisse Einstellungen der ePA, insbesondere zu Widersprüchen in Anwendungsfällen der ePA, durch die Krankenkasse vornehmen lassen. Die Krankenkassen bieten ihren Versicherten zudem bereits jetzt oder künftig eine Desktop-Version an, mit der sie zusätzlich auch per Computer ihre ePA einsehen und verwalten können.

Werden Dokumente aus der ePA heruntergeladen oder nur geöffnet? Und wer garantiert, dass keine Viren im Spiel sind?

Ja, Praxen können Dokumente herunterladen, allerdings sind Dokumentenarten, die ein hohes Risiko für Viren beinhalten, aktuell technisch von der ePA ausgeschlossen. Die ePA bietet keine Möglichkeit eines Virenscans an. Die Praxis muss sich selbst vor Viren schützen und die entsprechenden Programme installieren.

Warum werden erst sukzessiv zusätzliche Funktionen nutzbar sein?

Die Umsetzung und der Funktionsumfang der ePA ist komplex. Die Einführung einer vollumfänglichen ePA, die alle Funktionen, Prozesse und Dokumentenarten unterstützt, wäre zeitlich und inhaltlich nicht durch die Industrie realisierbar gewesen. Der stufenweise Ausbau der Funktionalitäten ist auch für Arztpraxen sinnvoll. So kann der Einstieg in die ePA möglichst niederschwellig erfolgen.

Was können Praxen tun, wenn die elektronische Gesundheitskarte des Patienten gesteckt wurde, aber der Zugriff auf die ePA eines Patienten nicht funktioniert?

Mit dem Stecken der Gesundheitskarte sollte der Zugriff auf die ePA eigentlich automatisch freigeschaltet werden. Funktioniert das nicht, ist die Ursache womöglich eine technische Störung, die Praxen ganz einfach eigenständig beheben können, indem sie im Praxisverwaltungssystem die Funktion „Zugriff herstellen“ nutzen. Damit wird der Prozess erneut in Gang gesetzt, dabei wird unter anderem auch der Abruf der Versichertenstammdaten im Hintergrund durchgeführt. Falls das Problem dennoch weiterbesteht, sollten Praxen ihren Softwareanbieter kontaktieren.

Was ändert sich für Psychotherapeuten durch die Einführung der elektronischen Patientenakte?

Die Einführung der ePA betrifft auch die Psychotherapeuten. Sie sind ebenfalls verpflichtet, Daten aus dem aktuellen Behandlungskontext einzupflegen. Es handelt sich in der Regel um Erkrankungen, die eine stigmatisierende Wirkung haben können. Für solche Daten gelten besondere Informationspflichten. Das heißt: Die Psychotherapeutin oder der Psychotherapeut weist die Patienten ausdrücklich auf deren Widerspruchsmöglichkeiten hin und dokumentiert im Falle eines Widerspruchs dies ausdrücklich in seiner oder ihrer Behandlungsdokumentation. Allerdings gibt es derzeit noch einige ungeklärte Fragen, insbesondere zum Umgang mit Minderjährigen und zum Umgang mit subjektiven Aufzeichnungen. Diese Fragen hat die KBV an das BMG adressiert mit der Bitte um Klärung.

Welche Daten müssen Psychotherapeuten in die ePA einstellen?

Psychotherapeuten müssen grundsätzlich die gleichen Daten einstellen wir Ärzte. Das Gesetz verlangt Daten zu Laborbefunden, Befunddaten aus bildgebender Diagnostik, Befundberichte aus invasiven und chirurgischen sowie nichtinvasiven oder konservativen Maßnahmen und elektronische Arztbriefe. Auch kann der Patient verlangen, dass die Patientenakte, die der Psychotherapeut führt, eingestellt wird. Handschriftliche Gesprächsaufzeichnungen zur Unterstützung der Sitzung jenseits der Patientenakte brauchen nicht eingestellt zu werden. Bei Psychotherapeuten wird in der Regel aber das besondere Widerspruchsrecht und die Belehrung hierzu in Betracht kommen. Dabei gilt immer: Auch Psychotherapeuten müssen nur Daten in die ePA übertragen, die sie in der aktuellen Behandlung selbst erhoben haben und die in elektronischer Form vorliegen.

Wenn Krankenkassen Abrechnungsdiagnosen in die ePA übermitteln, kann der Patient diese löschen oder seiner Kasse untersagen, solche Daten in die ePA hochzuladen?

Versicherten können gegenüber ihrer Krankenkasse erklären, dass sie die Abrechnungsdaten nicht in ihrer ePA haben möchten. Auch das Löschen oder Verbergen der Daten ist möglich.

Was passiert mit eRezepten, die der Patient NICHT in der Medikationsliste der ePA sehen will, weil sie hochsensible Daten enthalten?

Einzelne Verordnungen können nicht ausgeblendet werden. Patienten haben aber die Möglichkeit, der Erstellung der Medikationsliste zu widersprechen. Oder sie legen fest, dass diese für einzelne oder alle Praxen, Krankenhäuser oder Apotheken nicht sichtbar ist.

Müssen auch Stundenprotokolle einer Psychotherapie-Sitzung hochgeladen werden?

Psychotherapeuten müssen keine Stundenprotokolle in die ePA einstellen.

Haben Psychotherapeuten auch Einsicht in die Medikation?

Mit dem Stecken der elektronischen Gesundheitskarte haben Psychotherapeuten Zugriff auf alle Daten, die in der ePA gespeichert sind und die der Versicherte nicht ausgeblendet hat. Dazu gehört auch die Medikationsliste, die mit Start der ePA automatisch erstellt wird. Sie enthält alle Arzneimittel, die der Patient per eRezept verordnet bekommen hat.

Wie werden psychiatrische Medikamente gehandhabt?

In der Medikationsliste werden in der ePA alle Arzneimittel angezeigt, die der Patient per eRezept verschrieben bekommen hat. Wenn ein Patient nicht möchte, dass beispielsweise seine Medikamente zur Behandlung psychischer Erkrankungen sichtbar werden, kann er der Medikationsliste widersprechen – allerdings nur gesamthaft. Dann werden keine seiner Medikamente in der ePA gespeichert. Möglich ist auch, dass er die Medikationsliste für einzelne oder alle Praxen, Krankenhäuser oder Apotheken verbirgt. Dann kann nur er sie sehen.

Die ePA scheint hauptsächlich für Ärzte ausgelegt zu sein. Warum müssen Psychotherapeuten sich auch dazu verpflichten und den Mehraufwand bei letztendlich null Nutzen mittragen?

Die ePA enthält Dokumente, die auch für die psychotherapeutische Behandlung relevant sind. Dazu gehört die Medikationsliste, aber auch Informationen zu somatischen Erkrankungen, die für einen Psychotherapeuten von Interesse sein können. Diese Dokumente stehen digitalisiert und gesammelt zur Verfügung.

Wer entscheidet, welche Daten in der ePA gespeichert werden? Wer trägt die Verantwortung dafür?

Der Gesetzgeber hat in Paragraf 347 SGB V ausgeführt, welche Daten die Praxen in die ePA zu überführen haben. Voraussetzung ist immer, dass der Arzt oder Psychotherapeut Zugriff auf die ePA hat – der Patient dem also nicht widersprochen und auch nicht festgelegt hat, dass er bestimmte Informationen, die der Arzt einstellen muss, nicht in seiner ePA haben will. 

Sind Ärzte und Psychotherapeuten verpflichtet, routinemäßig in die ePA zu schauen?

Eine „anlasslose Ausforschungspflicht“, also dass der Arzt oder Psychotherapeut routinemäßig in die ePA schauen muss, gibt es nicht. Grundlage der ärztlichen Behandlung bleibt das anamnestische Gespräch. Hieraus können sich Umstände ergeben, die eine Einsichtnahme erforderlich machen – eine Patientin mit Oberbauchschmerzen weist zum Beispiel auf einen aktuellen Befund einer kürzlich durchgeführten Magenspiegelung hin. Der Arzt kommt so seiner ärztlichen Sorgfalt nach.

Ist der Patient dazu verpflichtet, den Arzt oder Psychotherapeuten auf relevante Dokumente in der ePA hinzuweisen?

Ja, der Patient hat eine Mitwirkungsverpflichtung im Rahmen der Behandlung.

Was geschieht, wenn der Patient falsche Angaben macht? Können daraus Haftungsrisiken für den Arzt oder Psychotherapeuten entstehen?

Nein. Ärzte und Psychotherapeuten dürfen grundsätzlich auf die Richtigkeit dessen vertrauen, was der Patient sagt. Das ist durch die Rechtsprechung abgesichert.
 

Können Ärzte und Psychotherapeuten darauf vertrauen, dass die in der ePA enthaltenen Informationen richtig sind?

Ja, Ärzte und Psychotherapeuten können darauf grundsätzlich vertrauen. Einzige Ausnahme wäre, wenn irgendein Umstand die Glaubwürdigkeit der Aussage des Patienten oder der Information in der ePA erschüttert, wenn eine Information also ganz offensichtlich unplausibel ist.

In der ePA häuft sich ein Wust von Informationen an, der über die Jahre immer umfangreicher wird. Ist die Gefahr für Ärztinnen und Psychotherapeuten nicht ziemlich groß, etwas zu übersehen?

Grundlage der Behandlung bleibt das anamnestische Gespräch. Ärzte und Psychotherapeuten müssen nicht routinemäßig in die ePA schauen, sondern nur, wenn es einen konkreten Hinweis darauf gibt, dass die ePA für die Behandlung relevante Informationen enthält. Es stellt sich beispielsweise ein Patient mit unspezifischen Bauchschmerzen vor, und der Arzt sieht eine OP-Narbe im Bauchbereich. In diesem Fall sollte der Arzt fragen, ob es einen OP-Bericht in der ePA gibt. In vielen Fällen wird der Patient auch von sich aus auf ein relevantes Dokument in der ePA hinweisen.

Ändert die ePA etwas an den Aufklärungspflichten gegenüber den Patienten? Kann man davon ausgehen, dass die Patienten sich mit den Dokumenten in der ePA beschäftigen?

An den Aufklärungspflichten gegenüber den Patienten ändert sich jedenfalls bezogen auf die eigentliche Behandlung nichts. Was hinzukommt, sind bestimmte Informationspflichten, etwa bezogen auf die Widerspruchsmöglichkeiten bei besonders sensiblen Diagnosen und über den Umstand, dass generell Daten in die ePA eingestellt werden.

Wird durch die Befüllungspflicht die ärztliche Schweigepflicht verletzt?

Nein, die Schweigepflicht ist durch die ePA nicht betroffen. Das SGB V konstituiert Befüllungspflichten, die durch Vertragsärzte zu befolgen sind. Dies ist auch im Lichte von Art. 9 der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) – besonderer Schutz von Gesundheitsdaten – zulässig. Der Art. 9 Abs. 2h DSGVO gestattet es dem nationalen Gesetzgeber, Datenverarbeitungen im Gesundheitswesen auch ohne Einwilligung des Patienten vorzusehen, so dies für das Gesundheitswesen „erforderlich“ ist. Im Übrigen handelt es sich bei der ePA um eine versichertengeführte Akte, sodass die Daten weiterhin dem Versicherten zugeordnet sind.

Bin ich als Psychotherapeut verpflichtet, über mögliche negative Konsequenzen der ePA zu informieren?

Es gibt für psychische Erkrankungen eine besondere Belehrungspflicht über das Widerspruchsrecht der Patienten. Das heißt: Ärzte und Psychotherapeuten müssen die Patienten ausdrücklich auf deren Widerspruchsmöglichkeiten hinweisen und in der Behandlungsdokumentation dokumentieren, sollte der Patient widersprechen.

Dürfen Praxen das Befüllen der Akte verweigern, wenn der Praxisalltag es gerade nicht zulässt?

Nein, aus den Paragrafen 347ff. SGB V ergeben sich die Befüllungspflichten, die im aktuellen Behandlungskontext zu erfolgen haben. Zudem kann die ePA auch befüllt werden, wenn der Patient die Praxis bereits verlassen hat.

Was ist, wenn ein Arzt oder Therapeut nicht an die Telematikinfrastruktur angebunden ist? Ist er dann von allen Verpflichtungen zur Befüllung und zur Kenntnisnahme der ePA befreit?

Dann greifen die gesetzlichen Sanktionen, und der Arzt verstößt gegen vertragsärztliche Pflichten.

Kann die elektronische Patientenakte so angelegt sein, dass ich damit meiner 10-jährigen Aufbewahrungspflicht nach Praxisschließung nachkomme?

Die ePA wird vom Versicherten geführt. Sie hat mit der Behandlungsdokumentation, zu der jeder Arzt und Psychotherapeut weiterhin verpflichtet ist, nichts zu tun. Die Aufbewahrungspflicht gilt somit unverändert weiterhin.

Welche rechtlichen Folgen hat es, wenn ein Arzt beim Befüllen der ePA einen Befund, den er selbst erhoben hat und der später von besonderer Bedeutung sein könnte, übersieht?

Es wird bei der Einstellung der gesetzlich geforderten Befüllungen die ärztliche Sorgfalt einzuhalten sein.

Könnte die (Pflicht zur) Dokumentation in Zukunft nicht mehr beim Arzt, sondern beim Patienten liegen?

Ärzte und Psychotherapeuten sind nach Gesetz und Berufsordnung verpflichtet, alle medizinisch relevanten Informationen für die Behandlung eines Patienten zeitnah festzuhalten – elektronisch oder auf Papier. An dieser Dokumentationspflicht ändert sich mit der ePA nichts.

Wer ist verantwortlich, wenn der Patient wichtige Diagnosen aus seiner Akte entfernt, zum Beispiel HIV oder ein Krebsleiden?

Der Patient. Es ist seine Akte, die von ihm geführt wird.

Wie erkennt man im Nachhinein, welche Informationen zum Zeitpunkt der Anamnese in der ePA sichtbar waren? Der Patient kann jederzeit Inhalte sperren oder freigeben. Liegt die Beweislast dann beim Arzt?

Die Beweislast kann hierzu nicht beim Arzt liegen.

Wer darf eine „falsche“ Diagnose löschen beziehungsweise ändern? Nur der Arzt, der sie eingetragen hat, oder der Patient selbst?

Die Verantwortung für die eigene Befüllung trägt der jeweilige Arzt.

Reicht es bei einer Praxisaufgabe, dass der Patient seine Daten in der ePA hat?

Nein. Die ePA hat nichts mit der Behandlungsdokumentation des Arztes oder Psychotherapeuten im PVS zu tun. Die ePA wird vom Versicherten geführt. Dieser kann zum Beispiel Befunde oder Arztbriefe löschen oder verbergen oder den Zugriff sperren.

Wie bin ich in Zukunft als Arzt rechtlich geschützt in Haftungsfragen, wenn Patienten Befunde vorenthalten oder diese von ihnen gelöscht werden dürfen?

Das Verhalten des Patienten hat der Arzt nicht zu vertreten.

Ist die Praxis verpflichtet, die „Löschwünsche“ des Patienten zu erfüllen, auch wenn das Dokument von einer anderen Praxis in die ePA eingespielt wurde?

Der Patient hat die Möglichkeit, die Daten selbst zu löschen.

Ist die Praxis verpflichtet, dem Patienten Einblick in die gesamte ePA zu geben?

Ja. Es ist die Akte des Patienten. Auf diese kann er selbst zugreifen, wenn er die ePA-App seiner Krankenkasse nutzt.

Wer ist für den Datenschutz verantwortlich?

Die Verantwortung für den Datenschutz in Bezug auf die ePA tragen laut Gesetz nicht die Ärzte und Psychotherapeuten, sondern die gesetzlichen Krankenkassen. Sie sind diejenigen, die die ePA anbieten. Entsprechend müssen sie ihre Versicherten über den Datenschutz in der ePA aufklären.

Wer haftet bei einem Datenmissbrauch?

Nicht der Arzt.

Wer übernimmt die Aufklärung bezüglich des Datenschutzes?

Die Krankenkassen sind verpflichtet, ihre Versicherten aufzuklären.

Die Krankenkassen dürfen die kompletten Abrechnungsdaten in die ePA überspielen. Wo bleiben Datenschutz und Schutz des Betriebsgeheimnisses?

Das ist eine gesetzliche Vorgabe.

Meine Behandlungsdokumentation enthält auch persönliche Vermerke. Können solche sensiblen Informationen vom Teilen in der ePA ausgenommen werden?

Es ist empfehlenswert, solche Vermerke nicht in die Akte aufzunehmen. Denn Patienten können verlangen, dass Psychotherapeuten und Ärzte eine Kopie der Behandlungsdokumentation komplett in ihre ePA übertragen.

Müssen die Patienten eine neue Datenschutzerklärung unterschreiben?

Nein, das ist nicht erforderlich.

Wie sind die Daten geschützt, falls der Patient seine Gesundheitskarte verliert?

Patienten sind verpflichtet, den Verlust ihrer elektronischen Gesundheitskarte (eGK) der Krankenkasse zu melden, damit diese die Karte sperren kann. Dann kann die eGK auch nicht mehr für den Zugriff auf die ePA genutzt werden. Zudem ist für den „Finder“ der Karte kein unmittelbarer Zugriff auf die ePA-Daten möglich, da auch der Zugriff per App gesichert erfolgt. Allein die eGK reicht nicht für den Zugriff aus.

Was können Praxen tun, damit die Daten sicher sind?

Ärzte und Psychotherapeuten sollten generell wachsam sein, was den Konnektor, das Kartenterminal und die SMC-B-Karte, die im Kartenterminal steckt, betrifft. Die drei Komponenten ermöglichen den Zugang in die Telematikinfrastruktur (TI). Mit der PIN der SMC-B-Karte melden sich Praxen täglich in der TI an; sie darf keinesfalls leichtfertig an Dritte herausgegeben werden.

Außerdem muss die Praxis sich vor Viren schützen, die entsprechenden Programme installieren und ihre ITSystem immer auf dem aktuellen Stand halten. Dies gilt auch für den Datenaustausch außerhalb der ePA.

Denn die ePA bietet selbst keinen Virenscan an. Allerdings sind viele Dokumentenarten, die ein hohes Risiko für Viren beinhalten, technisch von der ePA ausgeschlossen, zum Beispiel ausführbare Dateien und Microsoft-Office-Dateien. So sind PDFs nur in der sichereren Version PDF/A zugelassen. Auch Patienten können also nicht ohne Weiteres schadhafte Dateien in die ePA hochladen.

Gibt es für Versicherte eine einheitliche ePA oder hat jede Kasse ihre eigene?

Jede Krankenkasse stellt ihren Versicherten eine eigene ePA zur Verfügung. Durch die Zulassung bei der gematik wird sichergestellt, dass jede ePA durch das Praxisverwaltungssystem in gleicher Art und Weise unterstützt wird. Für die Praxen ergibt sich in der Anwendung aus dem PVS heraus kein Unterschied, ob es sich um eine ePA dieser oder jener Krankenkasse handelt.

Können Versicherte auch noch nach Anlegen der Akte widersprechen?

Versicherte können der Bereitstellung einer ePA durch ihre Krankenkasse jederzeit widersprechen. Die Krankenkassen sind in diesem Fall verpflichtet, die ePA inklusive aller Daten zu löschen.

Was passiert, wenn der Versicherte die Kasse wechselt?

Bei einem Krankenkassenwechsel kann der Versicherte seine Daten in die ePA der neuen Krankenkassen übertragen lassen. Die Migration erfolgt durch die Krankenkassen.

Wie werden die Versicherten über die ePA informiert?

Es ist Aufgabe der Krankenkassen, die Versicherten vollumfänglich zu informieren.

Können Patienten mit der ePA-App ihre Befunde selbst einscannen und auch wieder löschen?

Patienten können mit der ePA-App Arztbriefe, Befunde etc. einscannen oder abfotografieren und in der ePA speichern. Auch das Löschen ist erlaubt.

Können Patienten die ePA auch ohne App nutzen?

Für die Nutzung der ePA ist die ePA-App nicht zwingend erforderlich. Die ePA wird dann genauso befüllt, und Ärzte, Psychotherapeuten, Apotheker etc. haben Zugriff. Der Versicherte kann die Daten allerdings nicht selbst einsehen, hochladen oder verwalten. Wer die ePA aktiv nutzen will, benötigt eine App seiner Krankenkasse. Die Krankenkassen bieten ihren Versicherten zudem bereits jetzt oder künftig eine Desktop-Version an, mit der sie zusätzlich auch per Computer ihre ePA einsehen und verwalten können. Möglich ist auch, dass der Versicherte eine Person seines Vertrauens benennt, die für ihn die ePA in der App verwaltet. Die Vertretung hat grundsätzlich die gleichen Zugriffsrechte. Zudem sind die Krankenkassen verpflichtet, Ombudsstellen einzurichten. Diese Stellen sollen die Versicherten bei allen Fragen und Problemen bei der Nutzung der ePA unterstützen. Auch dort können Versicherte Widersprüche einreichen.

Wie können gesetzliche Betreuungspersonen Einblick in die ePA nehmen?

Versicherte, die die App nicht selbst bedienen möchten oder können, weil sie zum Beispiel kein Smartphone besitzen, können Vertreter benennen. Das können Familienangehörige, Freunde oder gesetzliche Betreuungspersonen sein. Die Vertreter können zum Beispiel Dokumente einstellen oder verbergen.

Wann kommt die ePA für Privatversicherte?

Private Krankenkassen dürfen ihren Versicherten eine ePA anbieten, müssen es aber nicht. Näheres dazu stellt der PKV-Verband auf seiner Internetseite vor.